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落實數位轉型 公文也可以跑贏病毒

發文時間: 2021/05/12   文 / 郭智輝台北 瀏覽數 / 7,400+

桃園機場過境旅館既充當防疫旅館,竟又接待一般旅客,引發新冠肺炎新一波的境內確診潮。中央流行疫情指揮中心表示,2月分就曾接獲民眾檢舉該飯店有混住的情況,結果公文還在走流程的期間疫情便爆發了。指揮官陳時中也坦承,公文確實不會跑得比病毒快。

諾富特旅館混住讓疫情失控,台灣幾乎已經進入社區感染的階段,無奈兩個月前的公文還在旅行,疫情卻瞬間爆發。圖片來自台北諾富特華航桃園機場飯店官網圖/諾富特旅館混住讓疫情失控,台灣幾乎已經進入社區感染的階段,無奈兩個月前的公文還在旅行,疫情卻瞬間爆發。圖片來自台北諾富特華航桃園機場飯店官網

現代社會人與人之間的互動頻仍,若沒有一套群體共同依循的準則,必然會產生無數的磨擦與衝突,也要耗費許多磨合成本。為了讓眾人和平共處、各項機制運作無礙,我們需要各式各樣的「法規」,針對不同情境,解決不同背景的人之間可能產生的問題。

法令應與時俱進 

「法規」不是只有限制我們的言行作為,往往也能保護我們應有的權益,不致遭受他人的侵犯。然而環境變化愈來愈快,立法修法的速度趕不上時代的演進;周星馳電影《九品芝麻官》裡的「拿明朝的劍斬清朝的官」,正是法令無法與時俱進的典經樣板。

前述公文比不上病毒的速度一事,就公部門的行政流程而言,或許沒有太多可議之處,然就其影響層面而論,所造成的後果卻相當巨大。政府的組織機器龐大,為了確保每個環節不會出差錯,層層審核把關,看似無可厚非、不得不然,但並不代表這個現象不須檢討精進。

常看到媒體報導,某些民間的申請案,蓋了上百個章還沒辦法給出准駁的答案,不但耗損民間的資源與對政府的信任,行政成本也難以計數;這是審查嚴謹,還是承辦人員不敢承擔責任,多數人心中應有解答。

指揮官陳時中坦承公文不會跑得比病毒快,顯見政府部門進化為數位治理,實在刻不容緩。取自衛生福利部疾病管制署YT圖/指揮官陳時中坦承公文不會跑得比病毒快,顯見政府部門進化為數位治理,實在刻不容緩。取自衛生福利部疾病管制署YT

視訊會議有效進行,政府公文不一定要走實質簽收 

受到新冠肺炎疫情影響,不少機關團體學校已採用視訊系統開會或授課,主管機關能接受人民團體定期的理監事會議以視訊方式召開。如果這種形式的集會結論都能獲得有效的認可,那麼政府的公文流程,沒有道理必須走傳統實質簽收的形式才算完備。

公部門更應「數位治理」 

如前所述,政府法規為管理、保護多數人民的手段,那麼當民間單位積極進行數位轉型之際,公部門的管理邏輯也要進化為「數位治理」,才能符合時代的需要。

企業數位轉型最重要的精神,是如何簡化傳統的作業流程數位轉型是手段,創造企業的價值才是目標。

同理,政府治理也要簡化不必要的程序,以數位工具及數位思維,達到效率政府的目標。

一般人以為看得到比看不到安心,但在虛實並進的時代裡,有時虛更勝實。領導者若固守傳統的慣性思維,凡事親力親為、眼見為憑,對數位轉型可能帶來的衝擊抵死不從,那麼組織的發展疆域必然受限。

上班族常常揶揄主管的心情像月亮「初一十五不一樣」,事實上,變動的時代就要有變動的思維。企業的很多規定要因應經營環境的變動而適時調整。同理,公部門的法規,在在牽動整個社會的脈動與發展;適時檢視法規的有效性、合宜性,導入數位思維、滾動式管理,才能彰顯政府的治理效能。

台灣半導體製造在「摩爾定律」的架構下,每二年就得追上產業變化的節奏。如果不能在講求速度的時代,調整公文流動的思維就會被淘汰。民間企業重效率,厲行「今日事今日畢」,而政府公務部門仍在「程序」正義上糾結,難怪會跑輸病毒……

(崇越集團董事長、中華企業經理協進會理事長)