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新冠肺炎是促進數位轉型的功臣?

發文時間: 2022/01/14   文 / 張善政台北 瀏覽數 / 1,600+

近兩年新冠肺炎來襲,人際接觸變成一大禁忌。人們工作與就學方式大受影響,在家上班、遠距教學變成顯學。

大家的手機與電腦裡,因此增加了不少視訊會議的軟體,個人電腦市場也出現近年少有的榮景。 

有人嘲諷的說,數位轉型大力推了這許多年,還不如新冠肺炎來得有用。這句話雖然言過其實,但是點出了許多企業機關過去無視於數位發展的大洪流,碰到新冠肺炎手忙腳亂的窘境。 

數位轉型路迢迢,目前只跨出第一步  

其實數位轉型當然不是買買電腦、上上網就完事。從「數位化」到「數位優化」以至於「數位轉型」的路其實很長,新冠肺炎只是逼大家跨出「數位化」的第一步,把數位基礎建設做好而已。 

雖然只是第一步,也讓不少人喜歡上了線上遠距的方式。過去政府機關常常要外地的公務員北上開會,耗去大半天時間不說,還有往返交通的花費。現在改為線上開會,既省時又省錢。遠距上課,學生不必大老遠到校上課,在家上課也比學校自由許多。

有一位任教於大學的親友告訴我,日前學校因為疫情稍緩而開放實體上課的選項,他讓學生自由選擇在家線上或實體到教室上課。結果一班近60位學生中,只有一位到校,其他全數選擇繼續在家遠距上課。年輕學子對數位科技的接納力,可見一斑。 

學生遠距在家上課比在學校自由許多,僅為情境配圖。圖片來自pexels圖/學生遠距在家上課比在學校自由許多,僅為情境配圖。圖片來自pexels

上班、上學方式轉為線上,只是表面現象。更深層的衝擊,是許多單位發現平時雖然文書都已使用電腦編輯打印,但只是把電腦當打字機用,公文簽核還是紙本流程,對工作型態沒有太大影響,也不足以支撐員工在家遠距作業。

許多學校教師也發現,因應線上教學型態的教材還不到位,學生線上考評工具也付諸缺如。所以有教師憂心的說,這兩年的學生,學習效果會是近年最差的。 

要讓遠距工作或教學的不影響實質效率,單純數位化是不夠的,必須邁入「數位優化」的層次。也就是說,企業機關的工作流程要重新設計,文件要共享、文件流程要線上化、自動化。線上教學的教材要重新設計,由單向授課變成靈活雙向的互動與機動評量。 

一旦公文流程、教學工具能夠優化上線,後面潛力就不可限量。因為來自於線上化所累積的數據資料,就是大數據應用的基礎。例如,不同學生瀏覽線上教材,時間長短差異很多嗎?與學生成績關連度如何?教材裡有沒有特定主題的章節是多數學生都花很久的時間?這顯示教材設計可能不夠淺顯易懂。

公文流程裡,有沒有某人總是時效耽擱最久,或總是簽署負面意見,讓公務很難順利進行?要找出這種員工,不需要旁人打小報告,數位工具就可以定期篩檢出來,讓主管去處理。 

優化追求 「質變」,企業增闢數位新營收  

大數據是人工智慧之母。當數據累積到一定數量以後,作業型態的正常基線(baseline)就逐漸成型,給人工智慧進行偵測異常狀態的切入點。例如:某員工簽署公文突然要花費平時幾倍的時間,或是學生考試成績突然滑落,都顯示這個員工或學生出了問題,可能是家裡發生變故、或是失戀……,需要他人適時給予關注。 

當數位工具開始協助發掘過去所不知道的資訊,或提供未有的功能,就是數位轉型初現的曙光。此時,更多開創性的措施就可以引進。

線上開會,既省時又省錢。圖片來自達志影像圖/線上開會,既省時又省錢。圖片來自達志影像

我在美商Google任職時,很欽佩公司設計員工考績的評量方式。除了主管評量下屬的標準模式外,下屬也可以評量上司、平行單位主管間也可以相互評量。

這樣做法,會讓主管注意領導統御的技巧,讓下屬服膺主管的領導;平行單位間會摒除本位,更注意搭配合作。對上萬名員工的企業而言,這樣的考績評量資料量一定膨脹,企業如果有能力運用處理,不啻對企業文化有很正面的影響。 

一個單位數位優化後,會體驗作業時間縮減、效率提高的「量變」。但是數位轉型追求的是企業文化的「質變」,甚至是企業營運或商業模式的改變,增闢新的營收機會。

改變商業模式並非所有企業都適用,政府機關更沒有商業模式的問題。但是若員工因為優質的數位環境而能夠培養出積極行事、合作無間的基因,對政府與許多企業來說已經是難能可貴。

同理,學校如果讓學生更習慣線上主動學習,不都需要老師親臨上課才能學東西,也是開啟學生終身自主學習的一片天,比單一的專業領域知識更為受用。 

員工習性雖可以潛移默化,但數位轉型成功最關鍵還是領導者的心態,是否開放接受新的觀念與工具。一個簡單的指標,就是領導者是否習於使用基本的數位工具。

假使收發電郵或是網路上查找資料都還需假手祕書,那就是很負面的示範。只有企業主親身體會數位工具的多樣潛力,才是數位轉型的最佳動力。一個好的領導者,總不希望自己在企業機關步入數位時代的進程上缺席,甚至比不上新冠肺炎吧? 

本文章反映作者意見,不代表《遠見》立場

(作者為行政院前院長、善科教育基金會董事長;原刊載於遠見雜誌2022年1月號