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面試開啟「對話模式」更容易成功!懂得提問才是關鍵

發文時間: 2022/06/20   文 / 洪雪珍台北 瀏覽數 / 5,300+

很多人都害怕報告,比如上台報告、向老闆報告等,能躲就躲,以為自己的表達力不佳,而且堅信表達力是一種「天份」,他們天生注定不會,或是學了也學不好。

面試也是,認為自己的弱點是表達力,專業再強也沒用,注定敗在面試這一關,拿不到好工作、談不到好薪水。那麼,你怎麼改善?

我兒子第一次面試之後,跟我說:「談著談著,他們跟我聊起來了,聊到那裡有什麼小吃、有什麼好逛的。」那個當下,我跟他說:「你上了!」他楞了一下,不解為什麼,不過他再補充:「我有種感覺,他們喜歡我。」後來證明他面試成功,被錄取了。從這個例子,你是不是有什麼不同的發現?

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面試採「對話模式」更容易成功 

對,我要給你的建議是,把「報告模式」改成「對話模式」。以面試為例,開啟「對話模式」比採用「報告模式」容易達陣,原因有三:

1. 事前減少緊張:

—事先你不需要準備太多,多到你壓力大如山,這會加重你害怕報告的心理。

2. 現場氣氛輕鬆: 

—談話有來有往,氣氛輕鬆愉快,這會讓你自在,表現出正常水準。

3. 證明容易相處:

—面試目的之一,是要確認你是容易相處的同事,能對話表示你們溝通無礙。

再講一個例子,我有個學生讀考古,在公家機關做考古,負責整個縣市90%的考古工作,從早忙到晚,可是他是約聘人員,薪水不高,也不太調升,這樣過了五六年,而他是台大畢業……於是來報名我的高薪營,隔天就參加面試,後來他告訴我:「這一場,是我多年來多次面試,第一次感覺最好的。」

想當然爾,他被錄取了!這是一個完全不同的產業,做的是陌生的工作,不可思議的是他還加薪1萬2千元!我問他怎麼做到的,他說:「我用你教的方式,反問他們!」

「嗯,就像聊天一樣,大家有來有往、有問有答,對方覺得我好像已經是他們的同事一樣,熟悉、親切、無距離,談得很愉快。」

他特別強調,從前面試時一問一答,好像小學生做錯事,面對身長高一倍的老師,想盡辦法去解釋、去證明,氣場不自覺低了下來,對方的眼神卻在說「台大也不過爾爾」,當然沒拿到好工作,讓他懷疑讀錯科系或能力不如人,這次則完全沒有這種挫敗感。

面試時,開啟「對話模式」比採用「報告模式」容易達陣,僅為情境配圖。圖片來自pexels圖/面試時,開啟「對話模式」比採用「報告模式」容易達陣,僅為情境配圖。圖片來自pexels

從他的例子,可以歸納整理出「對話模式」有三個要領:

1. 提問法

--面試不是只有企業可以詢問求職者,其實反過來求職者也有權利詢問企業,所以事先準備幾個問題,讓企業回答,就能創造一個對話的情境。

2. 反問法

--當對方回答你的問題之後,你可以針對他的說法再反問:「我有注意到剛剛講到一個關鍵字是OOOO,請問它的意思是不是是XXXX?」或是「我很認同您說的OOOO,我進來之後,您有特別需要我做到的地方嗎?」

3. 大人對大人的平等對話

--企業與求職者是平等的,你在找工作,他們在找人才,所以不要使用大人對小孩的模式,這就會落入關係不對等,令人緊張,容易失去自信。

講完面試的對話模式,接著來看向老闆或主管報告,怎麼做到對話模式。我在教高薪營時,有個作業是模擬在電梯遇到老闆,當老闆問你最近在忙什麼,你要在電梯門打開之前,向老闆介紹你的績效亮點。有一位學生這麼說:

「這個案子有些問題,現在要收尾很難,像是設備故障原因沒有釐清,維運流程沒有定案等,不過我都做好了,月底驗收。」

像這種一口氣要把事情的來龍去脈講完的,就是典型的報告模式。當下,你認為老闆會有什麼反應?只有一個:暈了!站在第三方的角度,你看到哪些缺點?

1. 老闆根本不知道是哪個案子,說得好像老闆只有你一個員工。

2. 老闆根本不知道曾經發生什麼事,說得好像老闆應該知道你的所有過程。

3. 老闆根本認為準時完工是你的職責所在,也就是「這值得你拿來說嗎」。

其實,他可以開啟對話模式說:「老闆,我有一個好消息,這次公司可以不被罰一大筆錢,100萬元哪!」

老闆一定好奇發生什麼事,這就開啟了對話模式。如果此時電梯門開了,老闆會說:「來,來我辦公室談詳細一點。」你不就有能見度了嗎?接下來你再說:「因為根據合約,我們若不準時完工驗收,會被業主罰100萬元。還好,這過程我做了兩件事,及時逆轉勝。」

老闆一聽,會再好奇你做了哪兩件事,這是正常人都會有的反應,不是嗎?你就能端出牛肉,說明你在面對這個難關時,用了策略腦,第一件事是拆解專案,重新排定流程,訂出優先順序;第二件事是要求廠商在每項流程都畫押完成時間,以及逾時的罰款金額。

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向老闆報告時的三大原則 

從這個對話過程,你注意到我教他向老闆報告時,掌握三個原則嗎?

1. 引起對方好奇:

--不是你要報告什麼事,而是讓老闆或主管自動追問發生什麼事。

2. 起頭只講一件事:

--千萬別讓日理萬機的老闆以為你要講得落落長,減少他們的不耐煩。

3. 多使用數字亮點:

--比如一個好消息、做了兩件事、免罰100萬元等。

結論是,你不是表達力不佳,而是用錯模式。你不是小孩,而是大人;你不是去報告,而是去對話;你不是來說給他聽,而是讓他也說給你聽。用錯方法,不只是你害怕跟老闆報告,老闆也很害怕你來報告。

用對話模式,讓對方多說話,他會更滿意你們的對話,所以你要學習的是提問與傾聽,而不是表達而已。

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(作者為職場斜槓教練;原文刊載於「洪雪珍fb粉專」;本文獲作者授權轉載。 )